Die Beratungen und Beschlussfassungen zum geplanten Neubau des Amtshauses des Amtes Geest und Marsch Südholstein

01. Mai 2018

Liebe Einwohnerinnen und Einwohner aus dem Amtsbereich Geest und Marsch Südholstein,

Sie haben sicherlich in Gesprächen, aus der Presse oder bei einem Besuch einer Sitzung der Gemeindevertretung oder eines Ausschusses in Ihrer Gemeinde davon erfahren, dass zurzeit über den Bau eines neuen Amtshauses diskutiert wird. Leider sind dabei falsche Informationen z.B. über Kosten, Anzahl der Einzel- oder Doppelbüros, Vorgaben von Dritten, usw. unbewusst oder auch bewusst in den Umlauf gekommen, so dass wir uns an dieser Stelle veranlasst fühlen, den Werdegang der Entscheidungen und über ein paar andere Punkte, die Unverständnis ausgelöst haben, aufzuklären, soweit wir dazu rechtlich in der Lage sind.
Die Ausführungen mögen auf den ersten Blick sehr umfangreich erscheinen, jedoch bitten wir Sie, sich die Zeit zum Lesen zu nehmen, um zu diesem Thema korrekt informiert zu sein.

1. Warum muss sich das Amt überhaupt räumlich erweitern?

Die Diskussion, dass der Platz im Amtshaus nicht mehr ausreicht, wird bereits seit einiger Zeit geführt. Die Beratungen haben nicht erst mit dem 01.01.2017 begonnen, als zu diesem Zeitpunkt die Gemeinden Haselau, Haseldorf und Hetlingen zum Amt gestoßen sind und 7 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Unterstützung der Verwaltung dieser drei Gemeinden von der bis zum 31.12.2016 verwaltenden Stadt Uetersen übernommen worden sind. Bereits seit vielen Monaten ist klar, dass das Amt sich Gedanken machen muss, wie die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sachgerecht und vor allem den arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben entsprechend untergebracht werden sollen. Vielfach werden die schutzrechtlichen Vorschriften nicht mehr eingehalten oder kann der Brandschutz nicht mehr gewährleistet werden, weil auf engsten Raum gesessen werden muss, Arbeitsplätze auf Fluren eingerichtet worden sind und technische Geräte ebenfalls in Fluren aufgestellt werden mussten, so das z.B. Fluchtwege eingeschränkt sind oder offene Brandherde bestehen. Kurzum, die Arbeitsbedingungen sind in dem Gebäude nicht mehr hinnehmbar.

2. Wie wurde die Lösung des Problems angegangen?

Von Anfang an wurde sich in der Betrachtung der Lösungsmöglichkeiten zur Behebung der räumlichen Probleme nicht auf eine bestimmte Variante festgelegt. Der Amtsausschuss hatte am 23.03.2016 beschlossen, eine Arbeitsgruppe einzurichten, die die Möglichkeiten der räumlichen Erweiterung mit geeigneten Architekten erörtert. Diese Arbeitsgruppe setzte sich wie folgt aus Mitgliedern des Ehrenamtes und der Verwaltung zusammen:

  • Herr Rainer Jürgensen, Amtsdirektor
  • Herr Walter Rißler, Amtsvorsteher
  • Herr Jürgen Neumann, Vorsitzender des Hauptausschusses und Bürger-meister der Gemeinde Heist
  • Herr Georg Plettenberg, Stellvertreter des Amtsvorstehers und Mitglied der Gemeindevertretung Moorrege
  • Herr Rolf Herrmann, Bürgermeister der Gemeinde Haselau
  • Herr Frank Wulff, Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste
  • Herr René Goetze, Leiter des Fachbereichs Bauen und Liegenschaften
  • Herr Ralf Borchers, Techniker
  • Frau Melanie Pein, Fachbereich Bauen und Liegenschaften
  • Frau Cornelia Bermudez, Mitglied des Personalrates
  • Frau Christine Neermann, Gleichstellungsbeauftragte

Ziel dieser Arbeitsgruppe war es, eine geeignete Lösung zur Behebung der Probleme aufzuzeigen, unabhängig von einem möglichen Neubau oder einem Anbau an das bestehende Amtshaus. In vielen Sitzungen wurden die Varianten Anbau und Neubau mit der Unterstützung von weiteren Fachleuten, vor allem Architekten, sehr intensiv beleuchtet und diskutiert. Es wurde sich in der Arbeitsgruppe immer einvernehmlich auf die weitere Vorgehensweise und die Ergebnisse zur Vorlage im Amtsausschuss verständigt.

3. Welche Ergebnisse wurden dem Amtsausschuss vorgelegt?

Die Arbeitsgruppe hatte dem Amtsausschuss zunächst am 21.11.2016 in einer öffentlichen Sitzung die Ergebnisse zur Raumbedarfsdeckung vorgelegt. Hierin enthalten war die Anzahl der benötigten Büros und der weiteren Räumlichkeiten, wie z.B. Besprechungszimmer, Sitzungsraum. Die Ergebnisse waren kein „Wunschkonzert“, sondern orientierten sich an rechtliche Vorgaben wie z.B. die Arbeitsstät-tenverordnung, so dass es feste Größen für die Räumlichkeiten gab. Außerdem sind Vorgaben des Datenschutzes einzuhalten, auf die das Amt keinen Einfluss hat. Der Amtsausschuss kam in dieser Sitzung zu folgendem Beschluss, der mit 18 Ja-Stimmen, 4 Nein-Stimmen und 1 Enthaltung angenommen wurde:
Nach Abwägung der von der beauftragten Arbeitsgruppe erarbeiteten Lösungen zur Raumbedarfsdeckung a) „Lösung auf dem Bestandsgrundstück gemäß Vorschlag des Architekturbüros Knaack & Prell“ und b) „Neubau auf der grünen Wiese“ wird folgende Entscheidung getroffen:
Variante b)
Favorisiert wird der Neubau des Amtshauses auf einem anderen, noch zu ermitteln-den Grundstück. Die Arbeitsgruppe wird beauftragt geeignete Grundstücke zu ermit-teln und den politischen Gremien vorzuschlagen. Nach Auswahl eines Grundstückes soll ein Architektenwettbewerb unter Einbeziehung der bisherigen Architekturbüros durchgeführt werden. Haushaltsmittel für das Haushaltsjahr 2017 werden zunächst nur für den durchzuführenden Wettbewerb bereitgestellt, Neubaukosten müssten im Rahmen eines Nachtragshaushaltes bereitgestellt werden. Die Verwaltung erhält den Auftrag, mögliche Fördermöglichkeiten zu prüfen und eine Wirtschaftlichkeitsberechnung sowie eine energetische Betrachtung vorzulegen.

Mit drei verschiedenen Architekturbüros wurde also ermittelt, wie der benötigte Raumbedarf mit einem Anbau und einem Neubau zu realisieren wäre. Dabei wurden erste Konzepte erstellt, die für einen Anbau erstmals geschätzte Gesamtkosten in Höhe von 5,5 Mio € und für einen Neubau 8,3 Mio € (ohne Grundstück) beinhalteten.
Aus der o.g. Sitzung des Amtsausschusses ergaben sich somit wieder weitere Aufgaben für die Arbeitsgruppe:

  • Prüfung eines Anbaus im Bereich der Rotbuche neben dem jetzigen Amtshaus (aufgrund Diskussion im Amtsausschuss) durch Architekturbüros
  • zeitgleich Anforderung von Grundstücksvorschlägen für einen Neubau aus den amtsangehörigen Gemeinden

In der Sitzung des Amtsausschusses am 02.02.2017 wurden dann öffentlich die Ergebnisse der Arbeitsgruppe präsentiert.
Ein möglicher Anbau auf der Fläche mit der Rotbuche wurde seitens der Architekturbüros kritisch gesehen und mit Kosten in Höhe von rd. 4 Mio € zzgl. weiterer Kosten für die notwendigen Sanierungen im Altgebäude beziffert. Kritikpunkte waren vor allem die bei einer solchen Lösung nicht ausreichend vorhandenen Stellplätze, der hohe Sanierungsbedarf im Bestandsgebäude, der für die Nachbarschaft unverhältnismäßig große Baukörper und die dann nicht mehr vorhandenen Möglichkeiten einer Erweiterung in der Zukunft.

Für die Suche von geeigneten Flächen für einen Neubau in den Gemeinden des Amtes wurden Vorschläge aus den Gemeinden Appen, Heist und Moorrege teils von privater Seite und teils von den Gemeinden (Appen und Heist) selbst vorgelegt. Aufgrund von Kriterien wie erforderliche Größe des Grundstücks, Verkehrslage, baurechtliche Bedenken wurden alle Vorschläge kategorisiert und alle Vorschläge öffentlich im Amtsausschuss vorgestellt und diskutiert. Letztlich gab es in der Ge-meinde Appen zwei private Grundstücke an der Ortseinfahrt aus Moorrege kommend, in Heist ein gemeindliches Grundstück an der B431 (ehemals Gärtnerei „Rieprich“) und in Moorrege ein privates Grundstück an der Pinneberger Chaussee sowie ein gemeindliches Grundstück an der Wedeler Chaussee (ehemals Sportplatz „Waldeslust“) welche uneingeschränkt für einen Neubau geeignet gewesen wären.

Der Amtsausschuss hatte daraufhin am 02.02.2017 Folgendes beschlossen (Auszüge):
Für einen Anbau an das bestehende Amtshaus auf dem Grundstück an der Amtsstraße (Fällen des Baumes):

  • Vorlage eines Konzeptes zur Umsetzung eines Anbaus, das das Raumkon-zept schlüssig und detailliert umsetzt sowie Kosten für den Neubau und notwendige Sanierungsmaßnahmen am bestehenden Gebäudekomplex detailliert aufzeigt und die geforderte Parkplatzfläche darstellt.
  • Abwägung aller bau- und naturschutzrechtlichen Vorgaben für einen Anbau. Zur Bereitstellung der notwendigen Parkplatzfläche wird die Gemeindevertretung Moorrege gebeten, eine Aussage über die Verfügbarkeit der Parkfläche an der Amtsstraße zu treffen. Die Verwaltung wird eine Beschlussvorlage für die Märzsitzungen des Bauausschusses und der Gemeindevertretung Moorrege fertigen, in der der mögliche Verkauf des Parkgeländes an das Amt GuMS zur Herrichtung von KFZ-Stellflächen thematisiert und der Bürgermeister zur Aufnahme von Vertragsverhandlungen ermächtigt wird.
  • Die Verwaltung wird beauftragt, anhand der Anbauvariante „Butzlaff und Tewes“ eine Bauvoranfrage an die Bauaufsicht des Kreises Pinneberg zu richten.
  • Ein Architektenwettbewerb unter Einbeziehung mehrerer Architekturbüros ist durchzuführen.
Für die weiterhin geltende Favorisierung eines Neubaus an einer anderen Fläche:
  • aufgrund baurechtlicher und verkehrstechnischer Gründe werden die oben ge-nannten Flächen in die nähere Betrachtung gezogen. Verhandlungen zur Feststellung der Verkaufsbereitschaft sowie zur Kaufpreisermittlung für die Grundstücke sind zu führen.
  • Ein Architektenwettbewerb unter Einbeziehung mehrerer Architekturbüros ist durchzuführen, wenn sich der Amtsausschuss auf einer der o.g. Flächen festgelegt hat.
  • Prüfung möglicher Fördermöglichkeiten und Vorlage einer Wirtschaftlichkeits-berechnung und einer energetischen Betrachtung sowie Prüfung und Vorlage von Konzepten zur Beteiligung von Dritten.

4. Wie kam es letztlich zur Entscheidung, einen Neubau des Amtshauses in Heist zu verwirklichen?

In der Sitzung des Amtsausschusses am 17.07.2017 wurde zunächst über das Ergebnis der Bauvoranfrage für die Realisierung eines Anbaus an den Kreis Pinneberg informiert. Die Anhörung im bauaufsichtlichen Verfahren hatte ergeben, dass im Rahmen der planungsrechtlichen Beurteilung der Anbauvariante „Butzlaff & Tewes“, Konflikte entstehen würden, die zu einer Versagung einer Baugenehmigung führen würden. Insbesondere die Grundfläche und Baumasse fügen sich nicht nach § 34 BauGB in die nähere Umgebung ein. Zudem wurde ein möglicher Konfliktpunkt hinsichtlich der Nutzungsart „Verwaltung“ im allgemeinen Wohngebiet gesehen.

Die Arbeitsgruppe hatte sich daraufhin mit der Frage beschäftigt, wie ein Anbau aussehen müsste, dass der Kreis eine Genehmigung in Aussicht stellen könnte. In der Sitzung am 17.07.2017 wurde dann eine Anbauvariante vorgestellt, die zwar kleiner und günstiger umzusetzen gewesen wäre, aber umfangreiche Umbaumaß-nahmen in dem Bestandsgebäude zur Folge gehabt hätte, um Flure und den Sitzungssaal der Gemeinde Moorrege als Büroraum zu nutzen.

Die Gemeindevertretung Moorrege hatte zwischenzeitlich am 14.03.2017 beschlossen, die Parkfläche zwischen Wedeler Chaussee und Amtsstraße nicht an das Amt zu verkaufen. Gleichwohl wurde die Bereitschaft trotzdem signalisiert, auf der Fläche Parkplätze einrichten zu können.

Der Amtsausschuss hatte in der Sitzung dann wie folgt beschlossen:
Das vorgestellte Konzept zur Umsetzung eines Anbaus am Standort „Buche“ wird zur Kenntnis genommen und zur weiteren Bearbeitung zurück verwiesen in die Arbeitsgruppe Amtshaus. Die Arbeitsgruppe Amtshaus wird ermächtigt, einen überarbeiteten Anbauentwurf als erneute Bauvoranfrage beim Kreis Pinneberg einzureichen. Im Vorwege soll mit der Bauaufsichtsbehörde ein klärendes Gespräch geführt werden. Nach Vorlage eines Bauvorbescheides sind die Architektenwettbewerbe Anbau und Neubau durchzuführen sowie Fördermöglichkeiten zu prüfen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchzuführen.

In der Sitzung des Amtsausschusses am 21.11.2017 wurde wieder öffentlich über das erneute Abstimmungsgespräch mit der Bauaufsichtsbehörde, an dem Herr Rolf Herrmann, Herr Georg Plettenberg, Herr René Goetze und der Herr Rainer Jürgensen teilgenommen haben, berichtet. Seitens des Kreises wurde eine ablehnende Haltung der planungsrechtlichen Beurteilung nach § 34 BauGB „Einfügen in die nähere Umgebung“ für die Erweiterung am Standort Moorrege weiterhin bekräftigt. Trotz Reduzierung des Bauköpers für den Anbau wurde die zwingende Notwendigkeit für die Aufstellung eines Bebauungsplanes festgestellt. Dabei wurde klargestellt, dass der B-Plan nicht nur das Areal des Amtshauses umfassen darf, sondern zwingend das Quartier einzubeziehen ist. Dabei sind auch die möglichen baulichen Entwicklungen, Verkehrsströme und weitere Auswirkungen zu betrachten. Zudem wurde das Erfordernis einer frühzeitigen Abstimmung mit der Nachbarschaft festgestellt. Aufgrund des Gespräches mit der Bauaufsicht hatte sich die Arbeitsgruppe dafür ausgesprochen, vorab ein Gespräch mit den Amtshausanliegern zu führen. An dem Gespräch mit den Amtshausanliegern haben Herr Rolf Herrmann, Herr Walter Rißler, Herr Georg Plettenberg, Herr Frank Wulff sowie Herr Rainer Jürgensen teilgenommen. Den Anliegern wurde das bisherige Verfahren erläutert, der Entwurf mit der reduzierten Anbauvariante vorgestellt und die Notwendigkeit für die Aufstellung eines B-Planes erklärt. Seitens der Nachbarschaft wurde signalisiert, dass Bedenken gegen die geplante Erweiterung des Amtshauses an dem jetzigen Standort bestehen. Von Anliegern wurde in dem Gespräch angekündigt, dass rechtliche Schritte gegen den B-Plan zu erwarten sind. Aufgrund der möglichen rechtlichen Schritte und der dazu feststehenden Verfahrensdauer war zu befürchten, dass eine erhebliche Verzögerung bis zu einer endgültigen Entscheidung über die Zulässigkeit einer Anbauvariante am derzeitigen Standort eintritt. Unter Umständen hätten sich ein langwieriges Verfahren und ein Verzögerung um bis zu 5 Jahre ergeben können.

In der Sitzung am 21.11.2017 wurde dann öffentlich intensiv und kontrovers über die Herrichtung eines Anbaus oder eines Neubaus diskutiert. Für eine mögliche Fläche eines Neubaus kam nur noch die Fläche in Heist in Frage, da entweder die Eigentümer der anderen Flächen nicht bereit waren, an das Amt zu verkaufen, oder aber da sich bei weiterer Betrachtung herausstellte, dass andere Flächen doch nicht ohne wesentliche Einschränkungen nutzbar wären.

Anhand der Diskussionsbeiträge wurde deutlich, dass sich niemand seine persönliche Entscheidung leicht gemacht hat. Die historische Tragweite des Beschlusses wurde auch dadurch deutlich, dass namentliche Abstimmung beantragt wurde. Am Ende wurde über den Beschlussvorschlag, einen Neubau des Amtshauses an der B431 in Heist (ehemalige Gärtnerei „Rieprich“) zu realisieren, wie folgt abgestimmt:
16 Ja-Stimmen, 11 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen
Der Verlauf der Diskussion sowie das detaillierte Ergebnis der namentlichen Abstimmung kann der Niederschrift entnommen werden.

5. Mit welchen Kostenhöhen wurde diskutiert?

Wenn die Variante „Anbau“ genutzt worden wäre, hätte es bauliche Veränderungen im bestehenden Amtshaus geben müssen, damit der vorhandene Platz noch optimaler genutzt werden kann. Weiter wären umfangreiche Sanierungsmaßnahmen notwendig (brutto 1.472.163 €) geworden. Es hätten sich daher insgesamt Kosten in Höhe von rd. 5,8 Mio € ergeben. Ein Neubau in Heist würde dem Amt inklusive der Kosten für das von der Gemeinde Heist zu erwerbende Grundstück rd. 9,8 Mio € kosten. Diese Kosten sind keine groben Schätzungen oder Vermutungen. Derartige Kosten sind relativ sicher zu bestimmen, denn sie richten sich nach Indexen und weiteren Richtlinien. Behauptungen, Kosten seien „schön gerechnet“ oder „falsch geschätzt“ ist somit klar entgegenzutreten.

6. Wie kam es zur möglichen Variante, dass die Raiffeisenbank Elbmarsch das Amtshaus baut und das Amt Mieter des Gebäudes wird?

Aufgrund der bisherigen Informationen und eigener notwendiger baulicher Maßnahmen in der Gemeinde Heist, erreichte das Amt am Vormittag des 21.11.2017 ein Schreiben der Raiffeisenbank Elbmarsch, mit dem angeboten wurde, ein neues Gebäude auf dem betreffenden Grundstück der Gemeinde Heist an der B431 zu bauen, das das Amt als Mieter nutzen könnte. Die Bank selbst wolle ebenfalls ihre Geschäftsstelle in Heist in das neue Gebäude verlegen. Das Schreiben konnte natürlich im Amtsausschuss nur im Falle einer für einen Neubau getroffenen Entscheidung behandelt werden, so dass es dem Amtsausschuss in der Sitzung am selben Tag vorgestellt wurde. Der Amtsausschuss hielt es für sinnvoll, weitere derartige Angebote zu erhalten, so dass das Interesse der Bank öffentlich gemacht wurde. Es wurde beschlossen, das Angebot der Raiffeisenbank Elbmarsch zur Errichtung eines Neubaus für das Amt in Heist weiter zu beraten und der Amtsdirektor ermächtigt, in Verhandlungen mit der Raiffeisenbank Elbmarsch einzutreten. Dieser Beschluss wurde einstimmig mit 29 Ja-Stimmen angenommen.

7. Warum wird über den Stand der Verhandlungen mit der Raiffeisenbank Elbmarsch und den Ergebnissen nur nichtöffentlich beraten und beschlossen?

Grundsätzlich sind alle Sitzungen und Tagesordnungspunkte des Amtsausschusses öffentlich. Es gibt aber Inhalte, bei denen der Gesetzgeber eine nichtöffentliche Behandlung und Beschlussfassung vorschreibt. Geregelt ist das in § 35 der Gemeindeordnung, die auch für den Amtsausschuss gilt. Hiernach muss nichtöffentlich beraten werden, wenn es das Wohl des Amtes oder berechtigte Interessen einzelner es erfordern. In diesem Fall ist Letzteres der Fall. Die Raiffeisenbank Elbmarsch hat selbst darum gebeten, dass über die Verhandlungen nichtöffentlich beraten und beschlossen wird. Es liegen hier einwandfrei berechtigte Interessen einzelner, nämlich hier der Bank, vor. Der Amtsausschuss kann also gar nicht anders verfahren, als hier nichtöffentlich zu beraten und zu beschließen. Das mag in den Augen vieler unverständlich sein, aber dem Amt sind hier aus rechtlicher Sicht leider die Hände gebunden.

8. Welche Inhalte können aus dem nichtöffentlichen Beratungen berichtet werden?

Der Amtsdirektor hat in mehreren Gesprächen mit dem Vorstand der Raiffeisenbank Elbmarsch verhandelt. Es hat sich dabei herausgestellt, dass eine Miete eines Neubaus für das Amt und die Gemeinden wesentlich günstiger werden würde, als wenn das Amt selbst neu bauen würde. Über die Höhe einer Miete oder jährliche Gesamtkosten kann noch nichts berichtet werden, da sie schlichtweg noch nicht endgültig feststehen und die Interessen der Bank weiterhin gesetzlich schützenswert sind. Informationen, die der örtlichen Presse bisher zu entnehmen waren, sind nicht richtig. Die Tendenz zum Abschluss eines Vertrages zwischen der Raiffeisenbank Elbmarsch und dem Amt Geest und Marsch Südholstein ist aber als positiv zu bezeichnen. In der Sitzung des Amtsausschusses am 26.04.2018 wurden die weiteren notwendigen Beschlüsse gefasst, um weiterhin mit der Bank verhandeln zu können.

9. Warum wurde die Thematik nie in den Gemeindevertretungen der Gemeinden beraten und darüber beschlossen?

Ganz allgemein ist festzustellen, dass die Gemeinden eigene Aufgaben besitzen, die sich größtenteils mit den Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft, also mit den Einwohnerinnen und Einwohnern vor Ort, beschäftigen. Mit diesen Angelegenheiten darf sich der Amtsausschuss des Amtes nicht beschäftigen. Das Amt selbst hat ebenfalls eigene Aufgaben, die unabhängig von den Aufgaben der Gemeinden als eigene Angelegenheiten des Amtes zu bezeichnen sind. Dazu gehört z.B. die Frage, wie die Verwaltung des Amtes organisiert wird. Mit diesen Angelegenheiten dürfen sich die Gemeindevertretungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen nicht beschäftigen. Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter, die im Amtsausschuss sitzen, agieren hier aufgrund ihrer eigenen vollen Überzeugung. Sie dürfen nicht von ihren Gemeindevertretungen beeinflusst werden. Es hat also rechtliche Gründe, warum sich keine Gemeindevertretung mit dem Thema befassen durfte und keine aus dem Betreiben des Amtes heraus.

Liebe Leserinnen und Leser, wir hoffen, dass es deutlich wird, dass das gesamte Vorgehen, alle Beratungen und Beschlussfassungen zur Thematik Amtshaus transparent geführt worden sind und dass sie nun einen umfassenden Blick auf die Angelegenheit erhalten haben. Die Niederschriften aus den Sitzungen des Amtsausschusses können unter dem folgenden Link eingesehehn werden:
Sitzungsportal mit Niederschriften
Dazu sind auch die in den Sitzungen vorgestellten Präsentationen einsehbar. Aus den Unterlagen wird auch erkenntlich, wie sich die künftige räumliche Situation künftig darstellen soll (Raumbedarfskonzept) und sich die Kostenhöhen gestalten.

Sollten bei Ihnen Fragen offen geblieben sein, düfen Sie sich sehr gerne an uns wenden.

Herzlichst,

Ihr Rainer Jürgensen
Amtsdirektor

Ihr Walter Rißler
Amtsvorsteher